La Dirección de Documento - Gana la guerra con el Sistema de Dirección de Documento Correcto.

La Dirección de Documento - Gana la guerra con el Sistema de Dirección de Documento Correcto.
Hay numerosos modos de manejar los documentos de su organización, pero esto todavía es una tarea que las compañías luchan con cada día. La guerra contra la dirección de documento aumenta rápidamente en la intensidad como - por el uso de ordenadores que fueron supuestos conseguirnos a unas compañías del ambiente sin papel se encuentran con cada vez más de papel pudiendo todo el tiempo.

Más del 40 por ciento del personal nació después de 1975 y ha crecido usando ordenadores. De hecho, la mayor parte de ellos no podían entender la vida sin un escritorio u ordenador portátil en la sociedad de hoy. A causa de esto, los sistemas de dirección de documento tienen que cambiar para mantenerse al corriente de los tiempos y también ayudar a éstos y los empleados próximos se enfrentan con el volumen rápidamente creciente de archivos para conservarse.

Cuando el trabajo de escribir es archivado usando un documento que pone índice al sistema de software que puede rastrear archivo y posiciones de documento, así como reducir la tensión de documentos que pierden y archivos de reorganización para hacer más cuarto, no sólo esto dejaría el espacio para archivar aquellos documentos recién añadidos, pero el tiempo de clasificación sería enormemente reducido también.

Con exigencias legales que hacen obligatorio para guardar algunos archivos durante un cierto período de tiempo, o para siempre, los archivos más viejos que existen en la forma de papel son típicamente archivados para tomar menos espacio y hacer sitio para archivos corrientes. El mejor modo de mantener aquellos archivos archivados y hacerlos fácil a recuperar es con un sistema de dirección de documento automatizado, puesto índice que puede etiquetar archivos como usted especifica y permite que usted los almacene en todas partes proporcionando todavía un modo de encontrarlos cuando necesario.

Si su compañía elige el software de dirección de documento correcto, podría haber una subida enorme de la productividad, sin la necesidad de aumentar una hora sola del tiempo de personal, o añadir a un empleado solo. Esto es verdad simplemente porque la indexación de documento puede salvar cientos o miles de horas por año en la clasificación y recuperar documentos antes archivados debido a su proceso únicamente elegante.

Hay numerosos motivos por qué la indexación de documento automatizada gana la batalla con la guerra contra la dirección de documento, y muchas ventajas de su realización:

• moral de Personal aumentará porque los empleados son libres de completar las tareas más importantes adjudicadas a ellos cuando ellos no tienen que pasar tan mucho tiempo archivando y buscando documentos ellos necesitan.

• Empleados puede asistir a reuniones armadas con toda la información pertinente que ellos necesitan, entonces las decisiones educadas pueden ser tomadas más fácilmente en cuanto a procedimientos de compañía.

• y nunca otra vez va las preguntas de un cliente tienen que ir sin contestar debido a un documento extraviado.
La utilización de un sistema de clasificación de índice para manejar los documentos de su compañía significa que todo el personal puede tener el acceso al mismo sistema. Todo puede ser archivado correctamente y uniformemente de modo que cualquier empleado pueda localizar la información necesaria en cualquier momento.

Esto también elimina el problema de la copia de archivo y previene la pérdida casual o misfiling del trabajo de escribir. Los escritorios permanecen libres de archivos excesivos y es mucho más fácil conseguir el trabajo hecho cuando usted no es sepultado hasta el cuello en el periódico.

Usted puede mover archivos de una posición al otro fácilmente también. Simplemente entre en el software de dirección de documento en su ordenador y cambie la posición a donde usted moverá sus archivos y luego sólo moverá el archivo físico a la nueva posición. Es esto fácil. Esto significa que usted puede archivar archivos en cualquier momento ellos son completados en vez de esperar durante "un día libre" "o cuando usted tiene el tiempo."

¡Un sistema de dirección de documento automatizado puede liberar a empleados para más trabajo de entrada, y permitirles mejor prioritize su trabajo... una tarea mucho más fácil cuándo ellos realmente pueden ver las cumbres de sus escritorios!

Cuando usted guarda un original con regularidad actualizado, impreso de todos sus archivos, usted nunca dirige el riesgo de perder su información de dirección de archivo tampoco. Incluso si usted tiene un apagón, usted todavía puede completar un poco de trabajo porque usted puede tener acceso a archivos necesarios y el personal no tendrá que holgazanear sólo esperando los ordenadores a ser capaz de hacer algo.

La guerra de dirección de documento durará probablemente un rato, pero la introducción de un sistema de indexación de documento eficaz y eficiente a su organización hará la vida más fácil para cada uno, abandonando a sus empleados con más tiempo para concentrarse en cultivar la compañía, y tomar medidas más grandes hacia el alcance de sus objetivos corporativos.